Por Natalia Quiero Sanz
“Mi cargo es vital para la operación normal de las tareas de la comunidad científica y técnica del COPAS”, afirma Aldo Arévalo, administrador de sistemas y soporte TI. “Nuestro equipo es pequeño, pero cada miembro cumple una función esencial en las operaciones del centro”, asegura la administradora financiera Romina San Martín. Y el asistente administrativo David Flores complementa que “cuando me atraso en algunas cosas es como si se parara el mundo”.
Hacer ciencia para generar nuevos conocimientos es el sentido de ser del COPAS; ahí está el origen y el fin del trabajo que realizan a diario científicos y científicas de distintas áreas con variedad de intereses e ideas para ir a la frontera de los saberes, ya sea en campañas en distintos puntos del espacio marino-costero o dentro de laboratorios y oficinas analizando muestras o datos.
Aunque la experticia y el esfuerzo de quienes se dedican a la investigación no es lo único esencial para dar vida a las ideas y avanzar en la ciencia: tras el trabajo científico que se ve, en labores y resultados, se esconde un engranaje de profesionales y procesos indispensables para llegar al puerto que se espera y continuar las travesías hacia los nuevos conocimientos, como lo reconocen desde sus roles Aldo, Romina y David, que dan voz a más personas que trabajan en ámbitos enmarcados en la logística que sustenta el funcionamiento.
Es que, saben, se requieren de forma tan oportuna como suficiente los recursos económicos y técnicos-tecnológicos que permitan desarrollar los proyectos y cumplir sus objetivos, lo que implica desde adquirir insumos e instrumentos, hasta desplegar las labores en los distintos sitios, y procesar y resguardar la información que se obtiene para proveer evidencias y nuevos conocimientos que se disponen para la comunidad científica y toda la sociedad.
Son labores esenciales para profesionales científicos en manos de profesionales no científicos que se desempeñan en las áreas administrativas y computacionales. Y sus protagonistas reconocen un muchas veces desafiante deber que puede implicar hacer vertiginosas gestiones para que calcen las aspiraciones con las posibilidades y plazos u obligaciones, sorteando diferencias en aspectos como lenguajes o prioridades ente distintas áreas y equipos para lograr la meta del COPAS que es la de todos sus integrantes: hacer ciencia que genere conocimientos de frontera e impacto.
De las finanzas a la ciberseguridad
“Nuestro rol es asegurar que los investigadores puedan enfocarse en su trabajo científico, mientras gestionamos el soporte logístico y administrativo que necesitan para llevar a cabo su trabajo de manera efectiva y eficiente”, describe la contadora auditora Romina, a la cabeza de la administración financiera.
Una labor que se traduce en gestionar la mejor utilización de los recursos del centro que se financia 100% con fondos públicos que entrega la ANID y está alojado en la UdeC, por lo que la clave para el éxito del desempeño -presente y futuro- es que todo se ajuste a lineamientos de ambas entidades, para lo que se rinden informes financieros trimestrales que son evaluados rigurosamente. Así que, más allá de las ideas e inquietudes novedosas e interesantes, las personas que hacen ciencia deben recibir oportuna y adecuada asesoría en la toma de decisión y ejecución en torno a un gasto para que sea apropiado para sus resultados y los del COPAS.
“Mi trabajo, por tanto, es importante para garantizar la correcta administración y rendición de los recursos que hacen posible el funcionamiento del centro”, sostiene.
Bajo ese contexto David, también contador auditor, asegura que “todos me dicen que soy el más importante del equipo”, porque está a cargo de “la gestión de pagos, compras, contratos de personal y rendiciones financieras a la ANID… yo hago que todo siga su curso en la solicitud de los investigadores”.
¿Cómo no va a ser fundamental su rol?, si expone que “si no puedo gestionar las solicitudes hace que los investigadores no puedan trabajar y no se pueda cumplir el objetivo principal del centro que es la investigación; y por eso en varias oportunidades investigadores me han comentado que, si no se procesa con prontitud una solicitud, por ejemplo de compra de material, de cierta forma se pone un alto a la ciencia”.
Un engranaje que también avanza –o se paraliza- según la respuesta a los requerimientos que recibe Aldo en su área en la que día a día es único responsable de múltiples labores: “mantener en línea los sistemas informáticos, realizar mantenimiento preventivo y resguardar la seguridad de la información e integridad de los activos computacionales del COPAS; mantener el Clúster de cómputo Leviatán y encontrar soluciones a problemas informáticos de sus usuarios; realizar soporte técnico a equipos de cómputo, conectividad y mantenimiento de redes”.
Otra arista relevante es el diseño y desarrollo de aplicaciones, que aborda en conjunto con su colega Marcelo Ramírez.
Siempre atentos para resolver
Es así como cada área y profesional tiene demandas y dinámicas específicas y exigentes.
“Mi trabajo es muy diverso y desafiante. En un día normal puedo pasar de solucionar un problema con una impresora, a pedir a la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI) de la UdeC que cierren puertos en el edificio para evitar ataques informáticos, y unas horas después paso a tener que crear un nuevo sistema de cómputo virtual para que realicen análisis de datos en el clúster”, cuenta Aldo.
Su rol hace que su trabajo sea distinto cada día y requiera alta capacidad de adaptación y resolución para llegar “a puerto lo antes posible y con la mejor ejecución posible”, lo que le resulta “muy divertido, pero muy agotador”.
Y desde la perspectiva y área de Romina, donde también trabaja David, lo más desafiante e importante es “asegurar que todo se haga correctamente en cada etapa del proceso: tenemos la responsabilidad de cumplir con los procedimientos internos de la UdeC y la ANID. Esto implica no sólo gestionar de manera eficiente los recursos públicos, sino también garantizar que todo el equipo esté alineado con estos procedimientos desde el principio y reforzarlo constantemente”.
En este sentido ella plantea que “la anticipación, la consideración de plazos que muchas veces no dependen de uno, es clave en lograr que la fluidez y cumplimiento de las metas de las líneas de investigación y del centro”.
Al final de cuentas se trata de eso para cada área y profesional, unidos en la necesidad y desafío de estar siempre atentos a los requerimientos y lograr dar respuesta de la forma más rápida y efectiva posible a solicitudes, inquietudes o problemas que se presenten para que la ciencia se desarrolle.
Mentes y lenguajes que se deben conciliar
Esto también involucra una arista –y desafío- si de expectativas y comunicación se trata. No faltan las diferencias y así las complejidades para la ejecución de estas tareas no científicas que influyen en el desarrollo de las tareas científicas, porque puede haber choques entre los requerimientos científicos con los no científicos o las formas de abordar y priorizar las distintas situaciones y obligaciones, porque son “mentes” que operan diferente según los moldes de las diferentes disciplinas, quehaceres y metas.
Por ejemplo, una barrera idiomática, hay un idioma técnico-científico y otro técnico-administrativo, y según David “el lenguaje entre ciencia y lo administrativo siempre tiene un abismo que separa”. En ocasiones parece ser una vertiginosa odisea hallar puntos de encuentro.
“La ANID y la UdeC tienen normas por las cuales tengo que regirme para enviar informes o gestionar los dineros. En base a éstas tengo que pedir a investigadores que me expliquen qué es un determinado instrumento o explicarles cómo llenar anexos o entregar documentación que es necesaria para los gastos, muchas cosas se repiten una y otra vez y aun así muchas veces no se comprende”.
Romina se sincera y añade otro elemento que complejiza: “en general, a los investigadores no les gusta la parte administrativa, el papeleo, llenar anexos, etcétera, dado que prefieren destinar su tiempo a la investigación”. Y es que el ajetreo administrativo, además del tecnicismo, puede quitar un recurso valioso y limitado: “suelen tener muy poco tiempo debido a sus múltiples responsabilidades como docencia, asistencia a congresos, la investigación, publicaciones”.
Y en la ecuación de los retos que ocurren tras bambalinas del hacer ciencia, Aldo añade un factor que puede interferir con sus quehaceres fuera y clave en lo científico: “lo más complicado de trabajar con científicos es que tienden a ser muy herméticos y a no pedir ayuda, por ello tienden a cometer errores que se pueden haber subsanado si tan solo se comunicaran más y de forma más oportuna”.
Experiencias que enriquecen
Así que en este trabajo y vínculo se cuentan más de un momento de tensión o incidentes que, luego, se transforman en anécdotas para rememorar y reír.
“Las rendiciones son siempre estresantes, se nos exige poder tener planillas cuadradas, sin detalles y sin observaciones”, cuenta David, “hay fechas en que se entregan informes de todo lo que hace el centro a la ANID, que deben incluir datos como todas las labores que han hecho los científicos, todo lo que han publicado y todos los estudiantes que tienen a cargo. Para conseguir toda esa información muchas veces hay que andar corriendo detrás de la gente y toma mucho tiempo, pero después de eso baja la revolución”.
El momento de estrés da paso al de relajo, el que llega antes y dura más en tanto se va afianzando la comprensión, cercanía y confianza de unos y otros roles, requerimientos e intereses.
Lo demuestra la experiencia de Romina, que está en el COPAS desde 2015, en su etapa Sur-Austral. “Al principio, cuando asistía a las reuniones científicas me esforzaba por entender las discusiones, pero a menudo parecía que hablaban en chino. Me preguntaba ¿Qué hago aquí? ¿Seré capaz de cumplir con mi trabajo?, me cuestionaba todo, mientras mantenía una expresión de confianza frente a ellos. Con el tiempo comprendí que mi función era la administrativa y no científica, y que yo no necesitaba saberlo todo, para eso estaban ellos, los expertos. Así que respiré y me relajé. Al pasar los años fui aprendiendo lo que hacían, cómo se esfuerzan por cumplir sus tareas y alcanzar los objetivos científicos que se proponen, y cómo puedo contribuir desde mi posición para apoyarlos de la mejor manera posible”, relata.
En aquello, para ella y su equipo y para el devenir del centro y su ciencia, no tiene dudas de que contribuye y contribuirá la experticia de sus estudios de MBA en Administración de Empresas en la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la UdeC, marco en que realizó una pasantía en la Universidad de Sevilla en España.
Lo destaca como “una experiencia maravillosa y enriquecedora, tanto a nivel profesional como personal”. “Desde el primer día en Sevilla fui recibida en un entorno académico diferente en donde se fomentaba el intercambio de ideas y el aprendizaje colaborativo. Asistí a clases del Máster, donde pude interactuar con estudiantes de diversas nacionalidades. Esta interacción me permitió apreciar diferentes enfoques y perspectivas sobre la administración y los negocios. La apertura y claridad con las que mis compañeros expresaban sus ideas me impresionaron, y me motivaron a ser más asertiva en la comunicación de mis propias propuestas”.
Y no se puede obviar la oportunidad de enriquecimiento profesional y personal de trabajar codo a codo con científicos y sus mentes que son científicamente críticas y también creativas e innovadoras, supera cualquier desafío.
“Aunque pueda haber una percepción de que son personas ‘cuadradas’, son muy abiertos a nuevas ideas y siempre dispuestos a escuchar cuando se trata de encontrar soluciones o mejorar procesos”, reconoce Romina. “Si presentas bien los argumentos, los científicos siempre son capaces de ver las cosas de un nuevo ángulo. Lo más interesante es la capacidad que tienen de descubrir cosas nuevas, patrones o elementos que para el común de los ciudadanos no son visibles”, complementa Aldo.
Siempre se puede aprender y asombrarse de sus disciplinas y experiencias, de sus conocimientos e ideas, de hallar la mejor forma de unir las necesidades con las posibilidades para llegar a esa meta en la que todos ganan, la de hacer ciencia y generar conocimientos.